|
1. Mục đích:
Sở Công nghiệp thiết lập, ban hành, duy trì và cải tiến thủ tục xem xét của lãnh đạo nhằm xem xét và đảm bảo rằng: a. Hệ thống quản lý chất lượng của Sở Công nghiệp được duy trì hoạt động có hiệu lực và hiệu quả. Chính sách chất lượng, các mục tiêu chất lượng, cơ cấu tổ chức, hệ thống tài liệu chất lượng và cung cấp nguồn lực có đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2000. b. Các thủ tục, quy trình và các hướng dẫn công việc được tuân thủ đúng theo quy định. c. Hoạt động của các phòng ban nghiệp vụ trong Sở Công nghiệp đang thực hiện theo các thủ tục và quy định đã ban hành để thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng bên trong cũng như bên ngoài. Ban Giám đốc Sở có xem xét và giải quyết thỏa đáng các trường hợp có phản ánh, khiếu nại của khách hàng phát sinh. d. Xem xét kết quả đánh giá chất lượng nội bộ sẽ được trình trong cuộc họp xem xét của lãnh đạo.
Thủ tục này được áp dụng để xem xét: a. Bên trong hệ thống: cách thức hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng. b. Bên ngoài hệ thống: Mức độ đáp ứng của hệ thống quản lý chất lượng dịch vụ hành chính công đối với các yêu cầu của khách hàng. c. Đánh giá hệ thống: xem xét khả năng đáp ứng các tiêu chuẫn cao nhất của hệ thống quản lý chất lượng dịch vụ hành chính công.
3.1 Định nghĩa - Thuật ngữ - Xem xét của lãnh đạo: Việc xem xét của lãnh đạo cấp cao về hiệu lực và sự phù hợp của hệ thống quản lý chất lượng dịch vụ hành chính công đối với chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng và các nội dung trong HT QLCL đã được xây dựng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000. - Phù hợp: Hoàn thành các yêu cầu đã định. - Không phù hợp: Không hoàn thành một yêu cầu đã xác định. - Hoạt động khắc phục: Hành động nhằm giảm thiểu những nguyên nhân đã tạo ra các sự không phù hợp, những khuyết tật, những tình trạng không mong muốn để ngăn ngừa tái diễn. - Hoạt động phòng ngừa: Hành động nhằm loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp tiềm ẩn để ngăn chặn sự xuất hiện của chúng. 3.2 Các từ viết tắt - Đại diện lãnh đạo: ĐDLĐ - Hệ thống quản lý chất lượng: HT QLCL - Tổ đánh giá chất lượng nội bộ: Tổ ĐGNB - Cán bộ công chức: CBCC - Sổ tay chất lượng: STCL - Thủ tục: TT - Hướng dẫn công việc: HDCV - Biểu mẫu: BM - Dich vụ hành chính công: DV HCC
Thủ tục này được viết theo: - Điều khoản 5.6 tiêu chuẩn ISO 9001:2000 – Xem xét của lãnh đạo. - Điều 5.6 của Sổ tay chất lượng.
Xem xét của lãnh đạo được thực hiện ít nhất 3 lần trong năm. Thành phần tham gia vào việc xem xét của lãnh đạo bao gồm: - Toàn bộ Ban Giám đốc và các Trưởng Phó phòng ban. - Các cán bộ, chuyên viên khác được mời. - Tùy theo yêu cầu, Giám đốc chỉ định một người làm cán bộ phụ trách một chương trình đánh giá, có thể là ĐDLĐ hay trưởng phòng để cho khách quan và tránh lập lại nhiều lần rồi làm không chặt chẽ 5.1 Giám đốc có trách nhiệm: quyết định thời gian, lĩnh vực cần phải được xem xét - Chỉ định một cán bộ hoặc một người trong Ban lãnh đạo xem xét, thực hiện việc xem xét và giải quyết các vướng mắc trước và sau khi đánh giá. - Quyết định những nội dung cách thức khắc phục và phòng ngừa, cải tiến việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng sau khi đã thực hiện việc xem xét của lãnh đạo. - Đối chiếu kết quả hoạt động chất lượng với những kế hoạch đã đề ra để xem xét và giải quyết. 5.2 Đại diện lãnh đạo: - Đề xuất các biện pháp nhằm ngăn ngừa sự không phù hợp xuất hiện quá trình thực hiện hệ thống quản lý chất lượng dịch vụ hành chính công. Phát hiện và lập hồ sơ khắc phục và phòng ngừa các vấn đề chất lượng dịch vụ hành chính công, quá trình, hệ thống quản lý chất lượng. - Đề xuất, kiến nghị hoặc cung cấp các giải pháp khắc phục, phòng ngừa. - Thẩm tra, xác nhận việc thực hiện các giải pháp. - Kiểm soát việc thực thi các quá trình hoạt động dịch vụ không phù hợp cho đến khi khuyết tật hoặc các điều kiện không thỏa mãn khách hàng được khắc phục. - Tổng hợp việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng để Ban Giám đốc Sở xem xét và được xem như là một cơ sở cho việc cải tiến hệ thống quản lý chất lượng. - Báo cáo cho lãnh đạo cấp cao xem xét bao gồm : - Kết quả đánh giá chất lượng nội bộ trong kỳ hoạt động. - Các hoạt động khắc phục đã thực hiện. - Tình trạng chung của hoạt động chất lượng trong tổ chức : các phòng ban có viết, thực thi các thủ tục quy trình công việc có kịp thời, đầy đủ, đúng đắn theo quy định của các điều khoản ISO 9001 : 2000 hay không. Nhân sự có được đào tạo về ISO 9001 : 2000 hay không? - Bảo đảm các hoạt động khắc phục được thực hiện đối với bất kỳ sai sót nào bị phát hiện. 5.3 Trưởng phòng ban có trách nhiệm: Báo cáo cho Giám đốc Sở về các ý kiến phản ảnh của khách hàng và kết quả giải quyết các dịch vụ hành chính công liên quan đến hoạt động của phòng ban, báo cáo tình hình triển khai các hoạt động chất lượng của phòng ban (viết ra và thực thi hệ thống tài liệu chất lượng), tình hình thực hiện các hoạt động khắc phục và phòng ngừa.
6.1 Đầu vào của việc xem xét Đầu vào xem xét của lãnh đạo bao gồm những thông tin về: a) Kết quả đánh giá chất lượng nội bộ. b) Phản hồi hay khiếu nại của khách hàng. c) Hiệu năng của quy trình và sự phù hợp của hoạt động dịch vụ hành chính công của Sở. d) Tình trạng của hoạt động phòng ngừa và khắc phục. e) Hoạt động theo dõi từ những lần xem xét của lãnh đạo lần trước. f) Những thay đổi có thể ảnh hưởng đến hệ thống quản lý chất lượng. g) Những đề xuất cải tiến. 6.2 Đầu ra của việc xem xét: Đầu ra của việc xem xét của lãnh đạo bao gồm mọi quyết định về hành động liên quan đến: a) Việc nâng cao tính hiệu lực của HT QLCL và cải tiến các quá trình của hệ thống. b) Việc cải tiến các hoạt động dịch vụ hành chính công liên quan đến yêu cầu của khách hàng. c) Nhu cầu về nguồn lực. 6.3 Quy trình a) ĐDLĐ - Trưởng Ban quản lý chất lượng (Ban ISO ) đề nghị Giám đốc Sở về các yêu cầu và kế hoạch thực hiện xem xét. b) Giám đốc Sở quyết định : thời gian, nhân sự, lĩnh vực cần xem xét. c) Trưởng Ban quản lý chất lượng báo cáo kết quả đánh giá chất lượng nội bộ, hoặc các hoạt động có liên quan để xem xét. d) Trưởng các phòng ban có liên quan báo cáo kết quả chất lượng được thăm dò và ghi nhận thực tế từ các ý kiến khách hàng để xem xét. e) Xem xét, nhận dạng các sai sót trong hệ thống quản lý chất lượng dịch vụ hành chính công, đề ra các biện pháp khắc phục. f) Giám đốc Sở phê duyệt báo cáo, thông báo kết quả xem xét và các yêu cầu khắc phục đến Ban ISO và các phòng ban có liên quan. g) Trưởng các phòng ban có liên quan thông báo kế hoạch và biện pháp khắc phục đến các chuyên viên thuộc quyền và khách hàng có liên quan (nếu có). h) Trưởng Ban ISO lập kế hoạch khắc phục và triển khai việc khắc phục.
- Biên bản cuộc họp. - Các báo cáo không phù hợp của những lần đánh giá trước. - Ý kiến phản hồi hoặc khiếu nại của khách hàng. |
||||||
|
|
|
|
||||
