|
Chương 1: Giới thiệu về Sổ tay chất lượng và phạm vi áp dụng 1.1 Giới thiệu về sổ tay chất lượng 1.2 Phạm vi và lĩnh vực áp dụng Chương 2: Giới thiệu khái quát về Sở Công nghiệp Đồng Nai Chương 3: Định nghĩa - Thuật ngữ và các từ viết tắt Chương 4: Hệ thống quản lý chất lượng dịch vụ hành chính công Chương 5: Trách nhiệm của lãnh đạo 5.2 Hướng vào khách hàng (người yêu cầu) 5.4 Hoạch định chất lượng dịch vụ 5.4.1 Mục tiêu chất lượng dịch vụ 5.4.2 Hoạch định hệ thống quản lý chất lượng 5.5 Trách nhiệm, quyền hạn và trao đổi thông tin 5.5.2 Trách nhiệm và quyền hạn 5.5.4 Trao đổi thông tin nội bộ Chương 7: Thực hiện các dịch vụ hành chính công 7.1 Hoạch định các dịch vụ hành chính công 7.2 Các quá trình liên quan đến khách hàng (người yêu cầu) 7.5.1 Kiểm soát cung cấp dịch vụ 7.5.2 Xác nhận giá trị sử dụng của các quá trình cung cấp dịch vụ 7.5.3 Nhận biết và xác định nguồn gốc kết quả 7.5.4 Tài sản của khách hàng (người yêu cầu đến DV HCC) 7.5.5 Bảo quản kết quả dịch vụ hành chính công 7.6 Kiểm soát phương tiện theo dõi và đo lường Chương 8: Đo lường và cải tiến 8.2.1 Sự thỏa mãn của khách hàng 8.2.2 Đánh giá chất lượng nội bộ 8.2.3 Theo dõi và đánh giá các quá trình 8.2.4 Theo dõi và đánh giá kết quả dịch vụ hành chính công 8.3 Kiểm soát kết quả dịch vụ không phù hợp
|
|
||||||||||||||||||||||
|
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ SỔ TAY CHẤT LƯỢNG VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG |
|||||||||||||||||||||||
|
|
1.1 Giới thiệu về sổ tay chất lượng Sổ tay chất lượng được thiết lập nhằm xác định phạm vi hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng dịch vụ hành chính công; mô tả các quá trình hoạt động trong hệ thống, đồng thời viện dẫn các quy trình hoặc tài liệu áp dụng trong hệ thống để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng dịch vụ hành chính công của Sở Công nghiệp phù hợp với chức năng nhiệm vụ được quy định và phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Sổ tay chất lượng cũng xác định trách nhiệm và quyền hạn của những cán bộ chủ chốt trong Sở Công nghiệp và đảm bảo rằng mọi người đều thấu hiểu trách nhiệm được giao. Việc kiểm soát Sổ tay chất lượng được thực hiện như sau: 1. Mỗi Sổ tay chất lượng được đánh số riêng trước khi phân phối cho một số cán bộ chủ chốt theo danh sách đã quy định.
2. Những Sổ tay chất lượng được kiểm soát có đóng dấu: “ĐÃ KIỂM SOÁT”. Những quyển không được kiểm soát có đóng dấu: “KHÔNG KIỂM SOÁT” để gởi cho khách hàng hoặc các bên liên quan. Tài liệu không kiểm soát này chỉ được gởi ra ngoài Sở Công nghiệp khi có ý kiến chấp thuận của Giám đốc Sở hoặc Đại diện lãnh đạo và không phải thu hồi khi có thay đổi. 3. Việc sửa chữa từng phần hay toàn bộ Sổ tay chất lượng sẽ được thực hiện khi Sở Công nghiệp có những thay đổi về chính sách, về cơ cấu tổ chức hay phương thức hoạt động. Mọi sửa đổi Sổ tay chất lượng phải được Giám đốc Sở Công nghiệp hoặc Đại diện lãnh đạo phụ trách chất lượng phê duyệt và thực hiện theo TT4.2.3/SCN. Những sửa đổi trong Sổ tay chất lượng sẽ được thông báo cho những người giữ Sổ tay chất lượng để cập nhật. 1.2 Phạm vi và lĩnh vực áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng dịch vụ hành chính công áp dụng theo các điều khoản của tiêu chuẩn ISO 9001:2000 ngoại trừ: - Điều khoản 7.3 - Thiết kế và phát triển. - Điều khoản 7.6 - Kiểm soát phương tiện theo dõi và đo lường là không áp dụng và được xem như là một ngoại lệ. Sở Công nghiệp Đồng Nai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng dịch vụ hành chính công theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 trên 08 lĩnh vực sau: 1. Cấp, gia hạn giấy phép sử dụng vật liệu nổ công nghiệp. 2. Thẩm định thiết kế mỏ khoáng sản (theo Nghị định 16/2005/NĐ-CP). 3. Xử lý vi phạm sử dụng điện. 4. Thẩm định Thiết kế kỹ thuật - Tổng dự toán các công trình điện. 5. Thanh kiểm tra (bao gồm cả Thanh kiểm tra hoạt động điện lực) 6. Giải quyết các kiến nghị, đề xuất của doanh nghiệp. 7. Đăng ký cấp giấy chứng nhận sử dụng các máy, thiết bị, hóa chất độc hại có yêu cầu an toàn đặc thù chuyên ngành công nghiệp (theo QĐ 136/2004/QĐ-BCN). 8. Cấp giấy chứng nhận cho các doanh nghiệp đủ điều kiện sản xuất kinh doanh hóa chất. |
|
|||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|||||||||||||||||||||
|
Sở Công nghiệp Đồng Nai là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đồng Nai, giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp, bao gồm các ngành: cơ khí, luyện kim, hóa chất (bao gồm cả hóa dược), điện, vật liệu nổ công nghiệp, công nghiệp tiêu dùng, công nghiệp thực phẩm, công nghiệp chế biến khác; quản lý nhà nước các dịch vụ công thuộc ngành công nghiệp trên địa bàn tỉnh Đồng Nai theo quy định của pháp luật. Một số thông tin tóm tắt: Tên đơn vị: SỞ CÔNG NGHIỆP ĐỒNG NAI Địa chỉ: Số 2 Nguyễn Văn Trị – Biên Hòa – Đồng Nai Điện thoại: (061) 840250 - 823317 - 941585 Fax: (061) 823319. Email: scndnvn@hcm.vnn.vn Website: http://www.dongnai-industry.gov.vn/. Số cán bộ công chức: 35 người
Trong xu thế hội nhập khu vực và thế giới hiện nay, Nhà nước đã có chủ trương cải cách thủ tục hành chính nhằm giảm bớt các thủ tục phiền hà cho doanh nghiệp cũng như đối với người dân có nhu cầu liên hệ với các cơ quan Nhà nước về các dịch vụ hành chính công. Sở Công nghiệp Đồng Nai nhận thức được rằng muốn cải cách thủ tục hành chính, ngoài việc Nhà nước đã và đang tiếp tục hoàn thiện cơ chế quản lý xã hội nói chung và cơ chế quản lý kinh tế nói riêng, thì trước hết là phải xây dựng được đội ngũ cán bộ, chuyên viên có năng lực công tác, nhất là trong các lĩnh vực liên quan đến quản lý Nhà nước của Sở Công nghiệp mà các tổ chức và cá nhân có nhu cầu liên hệ. Sở Công nghiệp nhận thấy việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng dịch vụ hành chính công theo tiêu chuẩn ISO 9000 sẽ giúp cho việc chuẩn hóa công việc có liên quan bằng các thủ tục và như vậy chất lượng công việc sẽ được nâng cao, và sẽ phục vụ tốt hơn cho các tổ chức và cá nhân có nhu cầu liên quan đến chức năng quản lý Nhà nước của Sở Công nghiệp Đồng Nai. |
|||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|||||||||||||||||||||
|
- Khách hàng: ở đây được hiểu là các tổ chức, cá nhân có yêu cầu giải quyết hồ sơ hành chánh thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Công nghiệp Đồng Nai. - Sản phẩm: ở đây được hiểu là kết quả của dịch vụ hành chính công được thể hiện trên các loại văn bản do Sở Công nghiệp phát hành để giải quyết các yêu cầu về dịch vụ hành chính công theo quy định của pháp luật. - Hồ sơ của khách hàng: là toàn bộ các giấy tờ liên quan do khách hàng đưa đến để giải quyết theo thủ tục hành chính quy định.
- ĐDLĐ: Đại diện lãnh đạo - HT QLCL: Hệ thống Quản lý chất lượng - Tổ ĐGNB: Tổ đánh giá chất lượng nội bộ - CBCC: Cán bộ công chức - STCL: Sổ tay chất lượng - TT: Thủ tục - HDCV: Hướng dẫn công việc - BM: Biểu mẫu - DV HCC: Dịch vụ hành chính công |
|||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|||||||||||||||||||||
|
CHƯƠNG 4: HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ HÀNH CHÍNH CÔNG |
|||||||||||||||||||||||
|
Hệ thống quản lý chất lượng dịch vụ hành chính công của Sở Công nghiệp được xây dựng, thực hiện, duy trì và thường xuyên cải tiến nâng cao hiệu lực và hiệu quả theo các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2000.
Để thực hiện hệ thống quản lý chất lượng dịch vụ này, Sở Công nghiệp đảm bảo: a. Các quá trình cần thiết trong hệ thống được xác định trong STCL bằng các thủ tục, và các thủ tục này được áp dụng trong toàn bộ tổ chức. b. Xác định trình tự và tác động lẫn nhau giữa các quá trình này. c. Xác định các chuẩn mực và các phương pháp cần thiết để đảm bảo việc tác nghiệp và kiểm soát hiệu quả của các quá trình. d. Đảm bảo tính sẵn có của các nguồn lực và thông tin cần thiết để hỗ trợ việc điều hành và theo dõi các quá trình. e. Theo dõi, đánh giá và phân tích các quá trình. f. Thực hiện hành động cần thiết để đạt các kết quả hoạt động đã hoạch định và sự cải tiến thường xuyên các quá trình. Khi chọn nguồn bên ngoài để thực hiện bất kỳ quá trình nào ảnh hưởng đến sự phù hợp của hoạt động với các yêu cầu, Sở Công nghiệp đảm bảo kiểm soát được những quá trình đó. Việc kiểm soát những quá trình do nguồn bên ngoài được thể hiện trong hệ thống quản lý chất lượng. Các tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng bao gồm: a. Các văn bản công bố về Chính sách chất lượng và Mục tiêu chất lượng hoạt động. b. Sổ tay chất lượng theo điều khoản 4.2.2 của tiêu chuẩn ISO 9001:2000, bao gồm: - Phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng dịch vụ hành chính công, bao gồm cả các nội dung chi tiết theo điều khoản của tiêu chuẩn ISO 9001:2000, cơ cấu tổ chức, trách nhiệm và quyền hạn từng bộ phận trong tổ chức và lý giải về các ngoại lệ. - Các thủ tục dạng văn bản được thiết lập cho hệ thống quản lý chất lượng dịch vụ hành chính công hoặc viện dẫn các thủ tục này trong hệ thống. - Mô tả sự tương tác giữa các quá trình trong hệ thống quản lý chất lượng dịch vụ hành chính công
c. Các thủ tục dạng văn bản theo quy định của TC ISO 9001:2000 bao gồm:
d. Các hồ sơ theo yêu cầu của điều khoản 4.2.4. e. Các thủ tục, quy trình cần thiết cho hoạt động của Sở Công nghiệp. Sở Công nghiệp thiết lập Sổ tay chất lượng bao quát các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000. Sổ tay chất lượng này phải bao gồm hay viện dẫn các thủ tục giải quyết hồ sơ và giới thiệu cơ cấu tổ chức, trách nhiệm và quyền hạn của cán bộ chủ chốt, hệ thống văn bản sử dụng trong hệ thống quản lý chất lượng dịch vụ hành chính công. Mô tả sự tương tác giữa các quá trình trong hệ thống quản lý chất lượng. - Sở Công nghiệp thiết lập, ban hành và duy trì thủ tục dạng văn bản để kiểm soát các tài liệu trong hệ thống quản lý chất lượng từ sổ tay chất lượng, các thủ tục quy trình, hướng dẫn công việc, các biểu mẫu, các tài liệu tham khảo từ bên ngoài, các phần mềm sử dụng trong hệ thống. - Tài liệu trong hệ thống chất lượng được người có thẩm quyền xem xét và phê duyệt trước khi ban hành. - Đại diện lãnh đạo kiểm tra Sổ tay chất lượng, xem xét và phê duyệt các tài liệu trong hệ thống. Giám đốc Sở phê duyệt Sổ tay chất lượng. - Việc phát hành và quản lý tài liệu chất lượng theo nguyên tắc: a. Cán bộ Ban ISO có trách nhiệm phân bổ bảng danh sách các tài liệu được kiểm soát đến tất cả phòng ban có liên quan để thực hiện trong quy trình đảm bảo HT QLCL hoạt động có hiệu quả. b.Các tài liệu sai sót hay lỗi thời phải được sửa đổi hoặc hủy bỏ kịp thời tránh việc sử dụng sai. c. Mọi tài liệu lỗi thời cần lưu theo quy định thì phải có ký hiệu thích hợp để phân biệt với các tài liệu hiện hành. - Mọi thay đổi trong tài liệu phải được xem xét và phê duyệt bởi cùng một bộ phận chức năng hoặc tổ chức đã xem xét và phê duyệt tài liệu trước đó. Khi có yêu cầu sửa đổi tài liệu, các đơn vị trình văn bản sửa đổi phải kèm các tài liệu gốc để có cơ sở xem xét và phê duyệt. Tài liệu tham khảo: - Điều khoản 4.2.3 của tiêu chuẩn ISO 9001:2000 - Thủ tục Kiểm soát tài liệu TT 4.2.3/SCN - Sở Công nghiệp có nhiệm vụ thiết lập, ban hành và duy trì thủ tục dạng văn bản để kiểm soát các hồ sơ nhằm cung cấp bằng chứng về sự phù hợp với các yêu cầu và hoạt động tác nghiệp của hệ thống quản lý chất lượng dịch vụ hành chính công. - Hồ sơ chất lượng phải được ghi đầy đủ nội dung, đánh số, được nhận biết, bảo quản, sử dụng lưu giữ và hủy bỏ theo đúng quy định và phải được ĐDLĐ phê duyệt trước khi hủy bỏ. Tài liệu tham khảo: - Điều khoản 4.2.4 của tiêu chuẩn ISO 9001:2000 - Thủ tục kiểm soát hồ sơ TT 4.2.4/SCN |
|||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|||||||||||||||||||||
|
Lãnh đạo Sở Công nghiệp đảm bảo cam kết thiết lập, ban hành, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng dịch vụ hành chính công theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 hoạt động hiệu quả bằng cách:
a. Thông tin trong Sở Công nghiệp về tầm quan trọng của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng dịch vụ hành chính công để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng theo đúng quy định của pháp luật. b. Thiết lập chính sách chất lượng và các mục tiêu chất lượng của tổ chức, xây dựng các thủ tục, quy trình dạng văn bản để giải quyết công việc phù hợp với hoạt động dịch vụ hành chính công của Sở. c. Thực hiện các cuộc họp xem xét của lãnh đạo, so sánh kết quả đạt được với mục tiêu chất lượng đã đề ra, quyết định các hành động cần thiết để thực hiện đúng chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, khắc phục sự không phù hợp, phòng ngừa và cải tiến liên tục HT QLCL này. d. Đảm bảo cung cấp đầy đủ các nguồn lực cần thiết cho hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng này. Lãnh đạo Sở Công nghiệp đặt mục tiêu vào việc đảm bảo các yêu cầu của khách hàng là đối tượng phục vụ đã được xác định nhằm đáp ứng và nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng. Ban Giám đốc Sở Công nghiệp Đồng Nai cam kết: 1. Duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng dịch vụ hành chính công phù hợp với chủ trương cải cách thủ tục hành chính của Nhà nước bằng hệ thống tài liệu chất lượng (sổ tay chất lượng, thủ tục quy trình, hướng dẫn công việc, biểu mẫu) về các lĩnh vực được xác định để các dịch vụ hành chính công của Sở Công nghiệp luôn đạt được tiêu chuẩn chất lượng tốt nhất. Cung cấp các dịch vụ hành chính công phù hợp với yêu cầu của khách hàng, đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2000, thực thi đúng các quy định của pháp luật và thỏa thuận với khách hàng . 2. Đảm bảo thực hiện tốt công tác đào tạo đội ngũ cán bộ, chuyên viên để đủ năng lực và trình độ cần thiết nhằm thực hiện tốt công việc được giao. Thường xuyên kiểm tra chất lượng đối với mỗi công việc được ủy quyền cho chính cán bộ làm công việc đó. 3. Sở Công nghiệp luôn đặt mục tiêu thỏa mãn yêu cầu của khách hàng về dịch vụ hành chính công theo đúng quy định của pháp luật trong thời gian nhanh nhất. Đồng thời đảm bảo rằng chính sách này được thực hiện ở tất cả các công đoạn trong quy trình giải quyết hồ sơ với phương châm: “NHANH - CHÍNH XÁC - ĐÚNG PHÁP LUẬT” 4. Ban Giám đốc Sở Công nghiệp cam kết sẽ ưu tiên dành mọi nguồn lực, phương tiện cần thiết để duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng dịch vụ hành chính công phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2000.
5.4.1 Mục tiêu chất lượng Căn cứ chính sách chất lượng và căn cứ vào chương trình công tác hàng năm, Ban Giám đốc Sở xây dựng mục tiêu chất lượng trên cơ sở đáp ứng và thoả mãn nhu cầu của khách hàng có yêu cầu đến hoạt động dịch vụ hành chính công của Sở. Các mục tiêu này, lãnh đạo Sở chỉ công bố trong nội bộ. Trên cơ sở mục chất lượng hàng năm của Sở, các trưởng phòng xây dựng các mục tiêu chất lượng cụ thể của đơn vị mình. 5.4.2 Hoạch định hệ thống quản lý chất lượng Ban Giám đốc Sở Công nghiệp đảm bảo việc hoạch định hệ thống quản lý chất lượng được thiết lập, ban hành, duy trì và cải tiến thường xuyên nhằm đáp ứng các yêu cầu được đề cập bởi điều khoản 4.1, đảm bảo hệ thống hoạt dộng hiệu quả và thực hiện được các mục tiêu chất lượng đã đề ra. Hệ thống quản lý chất lượng được xây dựng và duy trì một cách nhất quán, khi có các thay đổi đối với hệ thống quản lý chất lượng đã được hoạch định và thực hiện thì phải kịp thời chỉnh sửa cho phù hợp với yêu cầu.
Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Sở Công nghiệp được quy định tại Thông tư liên tịch số 02/2003/TTLT-BCN-BNV ngày 29/10/2003 của Bộ Công nghiệp - Bộ Nội vụ về hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan chuyên môn giúp UBND tỉnh quản lý Nhà nước về công nghiệp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và Quyết định số 3673/2004/QĐ.UBT ngày 25/08/2004 của UBND tỉnh Đồng Nai về việc ban hành: "Quy định về tổ chức và hoạt động của Sở Công nghiệp tỉnh Đồng Nai".
Cơ cấu tổ chức của Sở Công nghiệp bao gồm : + 6 phòng nghiệp vụ: - Văn phòng - Thanh tra Sở - Phòng Kế hoạch và quản lý công nghiệp. - Phòng Kỹ thuật và An toàn công nghiệp. - Phòng Điện năng. - Phòng Vật liệu nổ công nghiệp. + Cơ cấu tổ chức:
5.5.2 Trách nhiệm và quyền hạn Lãnh đạo cao nhất của Sở Công nghiệp đảm bảo các trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ giữa các phòng ban nghiệp vụ được xác định và thông báo trong tổ chức.
1. Giám đốc Sở - Trực tiếp theo dõi, chỉ đạo triển khai và kiểm tra: Văn phòng, phòng Kế hoạch, phòng Vật liệu nổ Công nghiệp, Trung tâm Khuyến công. - Quyết định chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng của tổ chức, các kế hoạch hoạt động của các phòng, ban. - Nhận và xử lý thông tin có liên quan đến toàn bộ hoạt động của tổ chức. Kể cả các thông tin từ những người yêu cầu, của người dân và các tổ chức cấp dưới. - Quyết định toàn diện về mọi hoạt động của Sở Công nghiệp. - Quyết định và chịu trách nhiệm toàn diện về tổ chức nhân sự : trong tuyển dụng, đề bạt, nâng lương, cho thôi việc theo đúng quyền hạn được luật pháp quy định. Thực hiện tốt chính sách chế độ cho cán bộ công chức theo đúng luật lao động hiện hành. - Xét duyệt các biện pháp thực hiện cũng như khắc phục, phòng ngừa các sự không phù hợp trong hoạt động của Sở, cung cấp nguồn lực, thường xuyên cải tiến chất lượng công việc để làm tăng hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng. - Chủ trì việc xem xét của lãnh đạo đối với hệ thống quản lý chất lượng, cung cấp đầy đủ các nguồn lực cần thiết để thực hiện và duy trì, thường xuyên cải tiến hoat động chất lượng theo TC ISO 9001:2000. 2. Phó Giám đốc 1 - Thực hiện một số công tác phát sinh theo sự phân công, ủy quyền của Giám đốc Sở. Chỉ đạo duy trì thực hiện các chương trình, đề án quy hoạch phát triển công nghiệp theo ủy quyền của Giám đốc Sở. - Trực tiếp theo dõi, chỉ đạo triển khai và kiểm tra: phòng Điện năng, Thanh tra (kể cả thanh tra VLN), Trung tâm Tư vấn Công nghiệp; Chịu trách nhiệm trước Giám đốc đối với công việc được ủy quyền. - Giám đốc Sở sẽ có văn bản ủy quyền cho Phó Giám đốc 1(thường trực) chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ mọi hoạt động của Sở trong trường hợp Giám đốc Sở vắng mặt trong thời gian dài (đi nước ngoài hoặc đi học theo chỉ đạo) và báo cáo lại cho Giám đốc Sở một số công việc quan trọng có liên quan đến hoạt động của Sở khi hết thời hạn ủy quyền. - Được quyền ký các văn bản: Thẩm định thiết kế cơ sở và bản vẽ thi công các công trình điện theo phân cấp, ủy quyền của UBND tỉnh tại công văn số 3375/UBND-CN ngày 07/06/2005; Giấy phép hoạt động điện lực; các văn bản thuộc phạm vi chuyên môn đã được phân công để gửi cho các Sở, Ban ngành. 3. Phó Giám đốc 2 - Trực tiếp điều hành các mặt công tác theo sự phân công, ủy quyền của Giám đốc Sở. Chỉ đạo duy trì thực hiện các chương trình, đề án quy hoạch phát triển công nghiệp theo ủy quyền của Giám đốc Sở. - Trực tiếp theo dõi, chỉ đạo triển khai và kiểm tra: phòng Kỹ thuật và an toàn công nghiệp; Bộ phận công nghiệp ngoài quốc doanh (thuộc phòng Kế hoạch); Chịu trách nhiệm trước Giám đốc đối với công việc được ủy quyền. - Đại diện lãnh đạo phụ trách chất lượng, chịu trách nhiệm việc tổ chức xây dựng, duy trì và cải tiến thường xuyên HT QLCL của Sở. - Chỉ đạo mọi hoạt động đối với phòng Kế hoạch về việc xây dựng, duy trì cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000. - Trường hợp Giám đốc Sở và Phó Giám đốc 1 (thường trực) cùng vắng mặt trong thời gian dài (đi nước ngoài hoặc đi học theo chỉ đạo), Phó Giám đốc 2 sẽ chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động của Sở theo văn bản ủy quyền và báo cáo lại cho Giám đốc Sở một số công việc quan trọng có liên quan đến hoạt động của Sở khi hết thời hạn ủy quyền. - Được quyền ký các văn bản: Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh hóa chất độc hại; Giấy đăng ký sử dụng máy móc, thiết bị, hóa chất độc hại; các văn bản thuộc phạm vi chuyên môn đã được phân công để gửi cho các Sở, Ban ngành. 4. Trưởng phòng Kế hoạch và Quản lý công nghiệp Tổ chức điều hành hoạt động của phòng theo chức năng nhiệm vụ được Giám đốc Sở phân công. Bao gồm: - Tham mưu cho lãnh đạo Sở Công nghiệp xây dựng và trình UBND tỉnh các văn bản pháp quy để thực hiện luật, pháp lệnh và các văn bản quy phạm pháp luật thuộc ngành công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn tỉnh, đồng thời nghiên cứu cụ thể hóa các chính sách kinh tế của Nhà nước về thể chế hóa các chủ trương Nghị quyết của tỉnh Đảng bộ và HĐND có liên quan đến ngành công nghiệp thành các văn bản pháp quy trình UBND tỉnh ban hành. - Xây dựng trình lãnh đạo Sở về quy hoạch, kế hoạch ngắn hạn và dài hạn để phát triển ngành công nghiệp trên địa bàn và tổ chức theo dõi thực hiện sau khi được UBND tỉnh ban hành. - Nghiên cứu, tổng hợp các kiến nghị của cơ sở, dự thảo đề xuất với Sở những vấn đề cần trình Chính phủ, Bộ Công nghiệp bổ sung, sửa đổi các chính sách về kinh tế công nghiệp trên địa bàn, hoặc kiến nghị UBND tỉnh bổ sung, sửa đổi theo thẩm quyền. - Báo cáo tổng hợp tháng, quý, năm của ngành công nghiệp và các báo cáo khác theo chỉ đạo của lãnh đạo Sở. - Tổ chức theo dõi và duy trì, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 của Sở. - Báo cáo các kết quả thực hiện về hệ thống quản lý chất lượng, về các sự sai sót, không phù hợp, các hành động khắc phục, phòng ngừa, cải tiến, đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng cho đại diện lãnh đạo phụ trách chất lượng. 5. Trưởng phòng Kỹ thuật và An toàn công nghiệp Tổ chức điều hành hoạt động của phòng theo chức năng nhiệm vụ được Giám đốc Sở phân công. Bao gồm: - Thực hiện chức năng quản lý, kiểm tra các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp trên địa bàn tỉnh có sử dụng các thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động theo quy định của Nhà nước. - Thực hiện việc đăng ký cấp giấy chứng nhận cho các doanh nghiệp có sử dụng các thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động theo Quyết định số 136/QĐ-BCN của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp. - Thực hiện việc đăng ký cấp giấy chứng nhận cho các doanh nghiệp đủ điều kiện sản xuất kinh doanh các hóa chất. - Tham mưu cho Lãnh đạo Sở thực hiện chương trình phát triển ngành công nghiệp cơ khí theo chiến lược phát triển chung của Nhà nước. - Tiếp nhận những thông tin phản hồi của khách hàng về chất lượng dịch vụ hành chính công theo chức năng nhiệm vụ của phòng và có trách nhiệm thông tin cho lãnh đạo Sở để có biện pháp chỉ đạo khắc phục và phòng ngừa. 6. Trưởng Phòng Điện năng Tổ chức điều hành hoạt động của phòng theo chức năng nhiệm vụ được Giám đốc Sở phân công. Bao gồm: - Tham mưu cho Giám đốc Sở Công nghiệp xây dựng kế hoạch phát triển lưới điện hàng năm trên địa bàn. - Thẩm định các dự án xây dựng điện trên địa bàn tỉnh bao gồm: • Thẩm định và ra quyết định phê duyệt thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán các công trình điện theo phân cấp của UBND tỉnh đối với các dự án sử dụng vốn ngân sách. • Thẩm định và ra văn bản làm căn cứ cho các chủ đầu tư phê duyệt dự án đối với các dự án sử dụng vốn ngân sách huyện, vốn nhân dân đóng góp hay vốn của các tổ chức khác.
- Tham mưu cho Chủ tịch Hội
đồng xử lý vi phạm cung ứng và sử dụng điện các trường hợp vi phạm . Tham
gia công tác thanh tra an toàn điện. - Tiếp nhận những thông tin phản hồi của khách hàng về chất lượng dịch vụ hành chính công theo chức năng nhiệm vụ của phòng và có trách nhiệm thông tin kịp thời cho lãnh đạo Sở để có biện pháp chỉ đạo khắc phục và phòng ngừa. 7. Trưởng Phòng Vật liệu nổ công nghiệp Tổ chức điều hành hoạt động của phòng theo chức năng nhiệm vụ được Giám đốc Sở phân công. Bao gồm: - Tham mưu cho lãnh đạo Sở trong việc cấp, gia hạn Giấy phép sử dụng vật liệu nổ công nghiệp. - Thực hiện việc kiểm tra, giám sát việc sử dụng vật liệu nổ công nghiệp trên địa bàn. - Thực hiện thẩm định thiết kế mỏ khoáng sản theo quy định của pháp luật. - Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc thực hiện các biện pháp bảo đảm kỹ thuật an toàn và bảo vệmôi trường trong hoạt động khai thác khóang sản. - Tiếp nhận những thông tin phản hồi của khách hàng về chất lượng dịch vụ hành chính công theo chức năng nhiệm vụ của phòng và có trách nhiệm thông tin kịp thời cho lãnh đạo để có biện pháp chỉ đạo khắc phục và phòng ngừa. 8. Chánh văn phòng Tổ chức điều hành hoạt động của phòng theo chức năng nhiệm vụ được Giám đốc Sở phân công. Bao gồm: - Tham gia và thực hiện việc thành lập mới, giải thể và đổi mới quản lý doanh nghiệp trong lĩnh vực tổ chức đối với các doanh nghiệp thuộc Sở. - Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng cán bộ chủ chốt trong ngành. - Tham mưu cho Lãnh đạo về việc đề bạt, bổ nhiệm cán bộ. Tiếp nhận và điều động cán bộ thuộc thẩm quyền Sở quản lý. - Xem xét việc nâng lương hàng năm cho cán bộ công chức thuộc thẩm quyền quản lý của Sở Công nghiệp. Xem xét giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội cho cán bộ công chức. - Theo dõi việc thực hiện công tác thi đua khen thưởng và kỷ luật đối với các đơn vị thuộc Sở quản lý. - Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ. - Lập kế hoạch và thực hiện việc cung cấp các phương tiện làm việc cho toàn bộ tổ chức. Bảo quản, tu bổ cơ sở vật chất và các phương tiện phục vụ cho hoạt động của Sở Công nghiệp. - Tiếp nhận những thông tin phản hồi của khách hàng về chất lượng dịch vụ hành chính công theo chức năng nhiệm vụ của phòng và có trách nhiệm thông tin kịp thời cho lãnh đạo Sở để có biện pháp chỉ đạo khắc phục và phòng ngừa. 9. Chánh Thanh tra Sở Tổ chức điều hành hoạt động của thanh tra theo chức năng nhiệm vụ được Giám đốc Sở phân công. Bao gồm: - Thanh tra việc thực hiện chính sách, pháp luật Nhà nước của cơ quan, tổ chức, cá nhân trên địa bàn tỉnh theo thẩm quyền quản lý Nhà nước của Sở Công nghiệp, cụ thể: • Thanh tra giám sát việc thực hiện kế hoạch, chính sách, pháp luật Nhà nước của các đơn vị trực thuộc Sở. • Thanh kiểm tra các đơn vị, cá nhân trong tỉnh về hoạt động cung ứng và sử dụng vật liệu nổ công nghiệp trong lĩnh vực khai thác tài nguyên khoáng sản theo thẩm quyền quản lý Nhà nước của Sở. • Thanh kiểm tra các đơn vị, cá nhân trong tỉnh về lĩnh vực sử dụng và cung ứng điện theo thẩm quyền quản lý Nhà nước của Sở. - Tổ chức tiếp dân định kỳ và giải quyết các khiếu nại tố cáo theo quy định của Nhà nước. - Kiến nghị Giám đốc Sở Công nghiệp giải quyết khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền của Giám đốc Sở; giải quyết khiếu nại tố cáo mà các đơn vị do Sở trực tiếp quản lý đã giải quyết nhưng đương sự vẫn còn tiếp tục khiếu nại hoặc phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật. - Tiếp nhận những thông tin phản hồi của khách hàng về chất lượng dịch vụ hành chính công theo chức năng nhiệm vụ của phòng và có trách nhiệm thông tin kịp thời cho lãnh đạo Sở để có biện pháp chỉ đạo khắc phục và phòng ngừa. Lãnh đạo cao nhất của Sở Công nghiệp cử một thành viên trong Ban lãnh đạo làm Đại diện lãnh đạo về hoạt động chất lượng trong tổ chức với trách nhiệm: - Tổ chức thúc đẩy quá trình thiết lập, triển khai, duy trì và cải tiến một hệ thống quản lý chất lượng đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 và phù hợp với hoạt động của Sở. - Báo cáo với lãnh đạo cao nhất tình hình thực hiện HT QLCL và đề xuất cải tiến hoạt động chất lượng. - Tổ chức thúc đẩy và nâng cao nhận thức cho CBCC về những yêu cầu của khách hàng (người yêu cầu về dịch vụ hành chính công). - Đại diện cho tổ chức để liên hệ với các tổ chức khác có liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng. 5.5.4 Trao đổi thông tin nội bộ Sở Công nghiệp đảm bảo thiết lập hệ thống thông tin nội bộ về HT QLCL được xác lập như sau: a.Về nội dung: Đối với thông tin giữa lãnh đạo và CBCC trong cơ quan, tuỳ theo nội dung công việc mà xác định hình thức thông tin thích hợp. Trong đó các thông tin về hệ thống quản lý chất lượng được sử dụng hình thức văn bản là chủ yếu. Trưởng các phòng, ban căn cứ vào trách nhiệm, nhiệm vụ và quyền hạn của bộ phận mình mà xác định những yêu cầu về thông tin cần có để các bộ phận liên quan cung cấp. b Về hình thức: có thể sử dụng các hình thức thông tin sau: • Trao đổi trực tiếp qua các buổi họp giao ban định kỳ, đột xuất theo thông báo. • Hình thức văn bản hay các loại phiếu liên lạc. • Các thông tin được trao đổi qua mạng máy vi tính cục bộ (LAN). • Qua các cuộc họp xem xét của lãnh đạo. Lãnh đạo cấp cao định kỳ xem xét HT QLCL của tổ chức tại những thời điểm đã định, ít nhất 3 lần/năm để đảm bảo là hệ thống quản lý chất lượng đạt được hiệu quả và hiệu lực quản lý. Việc xem xét này phải bao gồm việc đánh giá các cơ hội để cải tiến và nhu cầu thay đổi HT QLCL, kể cả chính sách chất lượng và các mục tiêu chất lượng. 5.6.2 Đầu vào của việc xem xét Đầu vào xem xét của lãnh đạo bao gồm những thông tin về: a. Kết quả đánh giá chất lượng nội bộ. b. Thông tin phản hồi hay khiếu nại của khách hàng. c. Hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng và sự phù hợp của hệ thống này với yêu cầu của phục vụ. d. Những hành động phòng ngừa và khắc phục sự sai sót. e. Hoạt động theo dõi từ những lần xem xét của lãnh đạo lần trước. f. Những thay đổi có thể ảnh hưởng đến hệ thống quản lý chất lượng. g. Những đề xuất cải tiến. Đầu ra của việc xem xét của lãnh đạo bao gồm mọi quyết định về hành động liên quan đến: a. Việc nâng cao tính hiệu lực của HT QLCL và cải tiến các quá trình của hệ thống. b. Việc cải tiến các dịch vụ hành chính công liên quan đến yêu cầu của người yêu cầu (khách hàng) c. Nhu cầu về nguồn lực. Tài liệu tham khảo - Điều khoản 5.6 tiêu chuẩn ISO 9001:2000 - Thủ tục xem xét của lãnh đạo TT 5.6/SCN - Hồ sơ xem xét của lãnh đạo (ghi lại dưới hình thức biên bản buổi họp). |
|||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||
|
- Giám đốc Sở Công nghiệp đảm bảo cung cấp các nguồn lực cần thiết để thực hiện, duy trì và cải tiến thường xuyên HT QLCL ngày càng có hiệu quả nhằm không ngừng nâng cao sự thỏa mãn của người yêu cầu (khách hàng) đến dịch vụ hành chính công của Sở. - Nguồn lực được cung cấp bao gồm cả việc đào tạo nhân sự, cải tiến không ngừng các hoạt động quản lý và kể cả hoạt động đánh giá chất lượng nội bộ. - Căn cứ trên mục tiêu chất lượng, phương hướng hoạt động của bộ phận mình, Trưởng các bộ phận xác định nhu cầu nguồn lực, trình Ban Giám đốc cung cấp các nguồn lực khi cần thiết. Giám đốc Sở Công nghiệp xác định những người thực hiện các công việc ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ hành chính công là những người có năng lực thực hiện trên cơ sở được đào tạo, có kỹ năng và kinh nghiệm thích hợp. 6.2.2 Năng lực, nhận thức và đào tạo - Cán bộ, chuyên viên của Sở Công nghiệp thực hiện các công việc liên quan đến dịch vụ hành chính công đều được đào tạo nâng cao trình độ theo tiêu chuẩn của Nhà nước quy định cho từng ngạch bậc công chức. - Định kỳ hàng năm, Sở Công nghiệp có kế hoạch đào tạo thông qua các đợt tập huấn ngắn hạn về chuyên môn nghiệp vụ, về hệ thống quản lý chất lượng. Sau khi hoàn thành việc đào tạo, cán bộ công chức phải nộp bản sao giấy chứng nhận (nếu có) hoặc bằng chứng tham dự khóa học. - Đảm bảo rằng cán bộ, công chức nhận thức được mối liên quan và tầm quan trọng về các lĩnh vực hoạt động của Sở và sự đóng góp để đạt mục tiêu chất lượng đã đề ra. - Hồ sơ đào tạo được duy trì theo quy định của điều khoản 4.2.4 và lưu giữ tại phòng Tổ chức. Tài liệu tham khảo: - Kế hoạch đào tạo hàng năm - Bảng tổng hợp nhu cầu đào tạo của cán bộ công chức. Sở Công nghiệp cam kết sẽ cung ứng đầy đủ và duy trì các phương tiện cần thiết để đạt sự phù hợp đối với các yêu cầu về hoạt động dịch vụ hành chính công. Cơ sở hạ tầng bao gồm: a. Nhà cửa, không gian làm việc và các phương tiện kèm theo. b. Trang thiết bị (cả phần cứng và phần mềm). c. Dịch vụ hỗ trợ (vận chuyển hoặc trao đổi thông tin). Sở Công nghiệp đảm bảo xác định và quản lý môi trường làm việc cần thiết để đạt sự phù hợp với các yêu cầu của dịch vụ hành chính công. |
|||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|||||||||||||||||||||
|
7.1 Hoạch định các dịch vụ hành chính công - Sở Công nghiệp Đồng Nai có nhiệm vụ xác định và lập thành văn bản các thủ tục, quy trình để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng (gọi tắt của người yêu cầu các dịch vụ hành chính công) đối với các lĩnh vực đã xác định tại mục 1.2 - Phạm vi và lĩnh vực áp dụng. - Việc hoạch định thực hiện dịch vụ hành chính công phải nhất quán với các yêu cầu khác của hệ thống quản lý của Sở Công nghiệp (nhân lực, cơ sở vật chất, văn bản pháp quy....) và phải được lập thành văn bản theo dạng thích hợp với phương pháp điều hành của Sở. - Sở Công nghiệp có trách nhiệm xem xét các hoạt động sau một cách thoả đáng để đáp ứng các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng. a. Xây dựng các kế hoạch chất lượng cho từng lĩnh vực. Đảm bảo phục vụ tốt yêu cầu của khách hàng, từ khâu tiếp nhận hồ sơ đến khâu phát hành văn bản và trả lời cho khách hàng. b. Xác định các thủ tục quy trình để thực hiện dịch vụ hành chính công theo yêu cầu của khách hàng trên các lĩnh vực đã xác định và các nguồn lực cần thiết để thực hiện trong hệ thống quy trình giải quyết hồ sơ bảo đảm yêu cầu dịch vụ hành chánh công được giải quyết, nhanh, chính xác và đúng quy định của pháp luật. c. Đảm bảo sự phù hợp giữa các quy trình giải quyết hồ sơ và hệ thống văn bản được áp dụng. d. Thiết lập các hồ sơ chất lượng để làm bằng chứng việc thực hiện dịch vụ hành chính công đáp ứng các yêu cầu.
7.2.1 Xác định các yêu cầu liên quan đến thực hiện dịch vụ Sở Công nghiệp Đồng Nai có nhiệm vụ xem xét các yêu cầu của khách hàng liên quan đến chức năng nhiệm vụ của Sở, đảm bảo xác định các yêu cầu của khách hàng bao gồm: a. Các yêu cầu của khách hàng liên quan đến lĩnh vực đã xác định trong hoạt động dịch vụ hành chính công. b. Các yêu cầu không được khách hàng công bố nhưng cần thiết cho việc sử dụng cụ thể. c. Các yêu cầu chế định và pháp luật liên quan đến các lĩnh vực dịch vụ hành chính công đã xác định. d. Các yêu cầu bổ sung do Sở Công nghiệp xác định. 7.2.2 Xem xét các yêu cầu liên quan đến kết quả dịch vụ (sản phẩm) Trước khi nhận hồ sơ yêu cầu về dịch vụ hành chính công, bộ phận tiếp nhận hồ sơ thuộc Sở Công nghiệp phải xem xét kỹ từng yêu cầu của người yêu cầu (khách hàng) để đảm bảo rằng: a. Các hồ sơ nhận vào theo yêu cầu của người yêu cầu là đúng quy định của pháp luật. b. Mọi yêu cầu về tài liệu liên quan trong hồ sơ không có trong quy định phải được hướng dẫn giải quyết và phải bổ sung vào hồ sơ, biên nhận hồ sơ. c. Kịp thời giải đáp mọi thắc mắc, đồng thời hướng dẫn tận tình các yêu cầu về thủ tục hành chính theo quy định cho người yêu cầu (khách hàng). 7.2.2.2 Sửa đổi yêu cầu về dịch vụ hành chánh công Khi khách hàng có nhu cầu thay đổi yêu cầu về dịch vụ hành chính công, bộ phận giải quyết hồ sơ phải tiếp nhận và hướng dẫn cho khách hàng làm lại thủ tục nếu các yêu cầu thay đổi về dịch vụ hành ch | |||||||||||||||||||||||
